Automatismes

Mettre en place des actions automatisées déclenchées par des événements du formulaire.

Les automatismes permettent de définir des actions automatisées au sein d'un formulaire. Ils suivent la logique :

• QUAND un événement survient
• SI le formulaire vérifie une condition
• ALORS une action est réalisée

Les automatismes sont définis au sein d'un formulaire et n'affectent donc que les fiches de ce formulaire.

C'est donc un moyen d'optimiser votre travail en automatisant une partie de vos processus.

Exemples

• Envoyer une notification au mobile lorsqu'une nouvelle personne est assignée.
• Assigner automatiquement une personne lorsqu'un formulaire arrive dans un état spécifique.
• Envoyer un e-mail de rappel à la personne assignée si le formulaire n'a pas été traité sous 5 jours.
• Envoyer un e-mail de confirmation au demandeur lorsque le formulaire atteint un état final.
• Supprimer la valeur d'un champ lorsqu'on atteint une date renseignée dans le formulaire.
• Mettre en place un rappel (e-mail ou notification) à une date donnée.
• Mettre à jour un outil externe lors de la modification de données dans Daxium-Air.

Configuration

Les automatismes se configurent dans le concepteur de formulaire dès lors qu'il existe une version active.

Nom de l'automatisme

Cela vous permettra de le retrouver plus facilement.

Événement déclencheur

Vous pouvez sélectionner l'activité sur le formulaire qui déclenchera l'action automatisée.

Vous pouvez choisir parmi les déclencheurs suivants :

• fiche créée
• fiche mise à jour
• fiche non modifiée depuis X jours
• date d'un champ d'une fiche atteinte
• transition du formulaire dans le workflow

Condition

Il est possible de choisir si l'action sera exécutée uniquement si une condition est vérifiée.

Les conditions sont issues des conditions du formulaire. Ce sont les mêmes conditions que pour les permissions de champ. Une condition d'automatisme ne peut pas être basée sur l'utilisateur courant.

Action

Enfin, vous pouvez choisir l'action qui sera exécutée sur le formulaire :

Automatismes d'écriture sur une fiche :

• Modifier la personne assignée à la fiche
• Modifier l'état de workflow de la fiche
• Modifier la valeur d'un champ
• Modifier le propriétaire de la fiche

Automatismes de lecture sur une fiche :

• Générer un rapport (Word, Excel, PDF)
• Envoyer une notification sur l'application mobile
• Envoyer un e-mail
• Appeler une URL externe pour mettre en place un webhook (plus d'informations dans l'article Webhooks)

Paramètres

Vous pouvez activer ou désactiver un automatisme.

Il est possible de choisir l'ordre d'exécution pour les automatismes d'écriture. Les automatismes avec les ordres de lancement les plus faibles sont exécutés en premier. Les automatismes de lecture ne modifient aucune valeur dans la fiche, leur ordre d'exécution n'a donc pas d'impact : ils s'exécutent après tous les automatismes d'écriture et il n'est pas possible de définir un ordre de priorité pour leur exécution.

Particularités

• Les actions réalisées sont visibles dans l'historique de la fiche.
• Une action ne déclenchera jamais un événement. Il n'est donc pas possible de mettre en place des automatismes en cascade.
• Un formulaire à l'état final d'un workflow n'est pas soumis aux automatismes.
• Un automatisme ne fonctionnera pas sur la planification d'une tâche. Un automatisme s'exécutera avec succès sur le formulaire lié à cette tâche si un automatisme est correctement configuré dans ce même formulaire.
• Les automatismes ne sont pas liés aux versions de formulaire. Ils s'appuient toujours sur la version active.
• Si une action n'est pas réalisable (e-mail mal saisi, champ renseigné avec une valeur interdite, etc.), elle sera ignorée.
• Il est possible d'effectuer plusieurs actions sur un même déclencheur ou de déclencher une action sur plusieurs déclencheurs en créant plusieurs automatismes.
• S'il existe plusieurs actions basées sur une même date atteinte, il n'y a pas d'ordre spécifique d'exécution.
• Un automatisme basé sur une date n'est lancé qu'une seule fois (cette date ne peut plus être modifiée une fois l'automatisme effectué). Néanmoins, lorsque la fiche est mise à jour, les automatismes sont recalculés et potentiellement replanifiés.
• Les imports et les migrations ne déclenchent pas d'automatismes.
• Une option dans les modifications en masse permet de choisir d'exécuter les automatismes ou non.
• Lors de la modification d'un champ dans un formulaire, les permissions de champ ne sont pas prises en compte.
• N'utilisez pas le mode listing sur l'action d'automatisme « envoyer un rapport », car il existe une incompatibilité.