Workflow et assignation
Automatiser l'acheminement des formulaires et l'assignation des tâches grâce aux règles de workflow.
Fonctionnement
Un workflow permet de définir le cycle de vie des fiches d'un formulaire. Cette fonctionnalité permet à une équipe de se relayer sur un même travail selon différentes phases.
Exemple :
L'idée est que les fiches créées soient à l'état « Planifié ». À la place du bouton d'enregistrement, deux boutons permettront soit de rester dans l'état actuel (flèche « Enregistrer »), soit de passer à l'état « En cours / Validation ».
Le statut d'un formulaire est traçable par sa couleur dans les vues en liste ainsi que par un petit encart dans le formulaire.
Lorsqu'un formulaire atteint un état final (« Terminé », « Bloqué », « Annulé »), il est dans un état archivé.
Il n'est alors plus possible de le modifier (sauf en mode édition administrateur).
Les boutons de transition entre états sont configurables pour leur aspect visuel (icône, libellé, couleur) mais peuvent aussi être soumis à des conditions, ce qui permet de définir qui a le droit de travailler sur une fiche dans cet état et quand le bouton est disponible.
Assignation
Pour cela, nous allons ajouter un champ utilisateur (n'activez pas l'option « multiple ») et, dans l'onglet workflow, nous allons paramétrer l'assignation en sélectionnant le champ utilisateur.
Afin que les utilisateurs puissent accéder aux fiches qui leur sont assignées sur mobile, un bouton doit être ajouté dans la configuration de l'application avec les valeurs suivantes :
Action : Mes fiches
Option choisie : nom du formulaire avec workflow et assignation
Filtres : fiches assignées à l'utilisateur
Tant que les fiches sont assignées à l'utilisateur, celui-ci reçoit toutes les mises à jour en temps réel sur son mobile. Lorsqu'une fiche atteint un état final de workflow, son assignation demeure, mais elle ne compte plus dans la limite de 1 000 fiches maximum assignées à un même utilisateur. Il est possible, via un automatisme, de désassigner automatiquement une fiche qui atteint un état final dans un workflow.
À noter : l'assignation n'est pas possible pour les formulaires qui ne sont pas de premier niveau.
Mise en place
Dans le concepteur de formulaire, une option est disponible dans la barre d'outils en haut à droite :
Dans ce menu, il est possible de choisir parmi un ensemble de workflows prédéfinis.
Lorsque vous sélectionnez un workflow, une représentation graphique vous est présentée.
Ensuite, pour toutes les transitions existantes, vous pouvez décider :
du libellé
de la couleur
de l'icône
et d'une condition d'affichage du bouton
Si la condition n'est pas vérifiée, le bouton n'apparaît pas. En utilisant des conditions sur l'utilisateur courant, il est donc possible de choisir qui a le droit de faire passer un formulaire d'un état à un autre.
Il est également possible de créer des conditions qui reposent sur l'état de la fiche.
Cela peut rendre certains champs actifs uniquement à partir du moment où le formulaire arrive dans le bon état.
Fonctions avancées
Les utilisateurs disposant d'une licence administrateur peuvent directement enregistrer un formulaire sans passer par une transition de workflow, en mode édition.
Mettre à jour l'état de workflow en masse
De la même manière, un administrateur peut modifier (en masse) l'état des fiches sans passer par les transitions.
Pour cela, sélectionnez les fiches dans la vue tableau, puis Actions > Modifier.
Après avoir sélectionné le bouton « Modification en masse », une nouvelle fenêtre vous permet de choisir le champ à modifier. Cliquez sur « Champ à mettre à jour » puis sélectionnez « État de workflow » dans la liste :
Il reste à choisir l'étape du workflow à appliquer aux formulaires sélectionnés :
Changer l'état de workflow par e-mail
Il est possible d'envoyer un e-mail contenant un bouton qui permet au destinataire d'effectuer une transition de workflow directement dans Daxium-Air. Le destinataire n'a pas besoin d'un compte Daxium-Air pour l'utiliser.
Un cas d'usage courant consiste à envoyer à un tiers (un partenaire ou un client) un e-mail contenant un rapport généré à partir d'une fiche, accompagné d'un bouton de transition de workflow. Grâce à ce bouton, le destinataire peut, par exemple, valider ou refuser le rapport.
Cela se configure via la fonctionnalité d'automatismes, à l'aide de l'une de ces actions :
Envoyer un e-mail — lorsque vous n'avez pas besoin de joindre un rapport généré par Daxium-Air.
Envoyer un rapport simple — en réglant le bouton Envoyer le rapport par e-mail sur Activé.
Sur les deux automatismes, une section Ajouter un lien public est disponible, avec un bouton Ajouter un lien. En cliquant dessus, une fenêtre contextuelle s'ouvre dans laquelle vous configurez :
Libellé dans la liste — le nom de votre lien.
Transition — la transition de workflow déclenchée lorsque le destinataire clique sur le lien.
Durée de validité du lien (en jours).
Nombre maximal de clics sur le lien.
Messages affichés en cas de succès, d'expiration, de nombre de clics maximal atteint, de mauvaise transition (lorsque la fiche n'est pas dans l'état initial de votre transition) et de demande d'authentification (lorsque l'utilisateur doit être authentifié pour effectuer l'action).
Limitation
Un seul utilisateur ne peut pas être assigné à plus de 1 000 fiches.
Un formulaire utilisant l'assignation ne peut pas utiliser la diffusion ni les tâches.
Il n'est pas possible d'assigner une fiche à plusieurs utilisateurs.
Dépannage
Un assigné ne reçoit pas le formulaire, ou ne voit pas les fiches créées par d'autres utilisateurs
L'assignation par workflow indique seulement à Daxium-Air à qui appartient une fiche. Elle ne remplace ni les restrictions d'accès propres au formulaire, ni les règles de visibilité du groupe de l'assigné, qui continuent toutes deux de s'appliquer par-dessus. Si un assigné n'a pas accès au formulaire, ou ne voit pas les fiches créées par d'autres utilisateurs, vérifiez dans l'ordre :
Le formulaire est-il de premier niveau ? L'assignation ne fonctionne que sur les formulaires de premier niveau. Voir Paramètres avancés.
Le workflow pointe-t-il vers le bon champ utilisateur ? Dans la configuration de l'assignation, vérifiez que le champ utilisateur sélectionné est le bon, et qu'il n'a pas l'option « Multiple » activée.
Le groupe de l'assigné a-t-il accès au formulaire ? Si le formulaire a l'option « Restreindre l'accès au formulaire » activée, le groupe de l'assigné doit y être explicitement autorisé. Voir Paramètres avancés.
Les restrictions du groupe de l'assigné autorisent-elles l'accès au créateur de la fiche ? Si le groupe de l'assigné a des restrictions d'accès et ne peut pas accéder au groupe du créateur, l'assigné ne verra pas la fiche, même correctement assignée. Voir Groupes : autorisation d'accès.
Mis à jour
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