Daxium-Air x Outlook - Créer un événement

Exemple de scénario — envoyer automatiquement une invitation Outlook pour une réunion ou un événement depuis une fiche Daxium-Air.

L'objectif de ce cas d'usage est de présenter comment envoyer une invitation Outlook pour une réunion ou un événement à partir d'une fiche Daxium-Air, en s'appuyant sur la plateforme de connecteurs Make.

1. Prérequis

• Disposer d'un compte sur Make
• Disposer d'une adresse e-mail Microsoft Outlook
• Disposer d'une licence admin & mobile sur Daxium-Air
• Disposer d'un formulaire Daxium-Air avec 2 champs date & heure (date de début et de fin de l'événement) et 1 champ e-mail

1. Générer votre clé API Daxium-Air

Rendez-vous dans le menu des paramètres Daxium-Air et, dans la section « Webservices », cliquez sur « Clés API ».

Cliquez sur « Nouveau » en haut à droite de l'écran.

Ajoutez une description puis stockez votre clé et votre secret en lieu sûr.

1. Créer votre formulaire Daxium-Air

Créez un formulaire contenant au minimum :

• 2 champs date & heure pour la date de début et de fin de votre événement

  • Vous pouvez configurer votre date de fin pour qu'elle doive être postérieure à votre date de début afin d'être valide. Pour cela, cliquez sur le champ date de fin et, dans la section « Options de date », sélectionnez votre champ date & heure de début sous « Date de début ».
• Un champ e-mail
• Un champ texte. Il servira à stocker l'id de l'événement Outlook, au cas où vous souhaiteriez également gérer l'annulation depuis Daxium-Air.

1. Obtenir votre URL de webhook Make

Créez un nouveau scénario Make et choisissez comme 1ᵉʳ module « Webhooks », puis copiez l'URL.

1. Configurer l'automatisme sur votre formulaire Daxium-Air

Sur votre formulaire, rendez-vous dans le menu des automatismes en haut à droite du concepteur de formulaire. Créez un nouvel automatisme en :

• Lui donnant un nom
• Choisissant votre déclencheur (par exemple la création d'une fiche)
• Choisissant l'option « Envoyer la fiche vers une URL »
• Saisissant l'URL précédemment copiée depuis le module Make « Webhooks »

1. Déterminer la structure du webhook dans Make

Détectez les données de votre webhook en :

• Cliquant sur « (Re)Déterminer la structure des données »
• Envoyant une fiche qui déclenche votre automatisme (donc en créant une fiche dans cet exemple)

La structure de données de votre fiche est automatiquement mappée.

1. Créer des variables pour stocker les données nécessaires depuis Daxium-Air

Ajoutez un nouveau module « Définir plusieurs variables » après le module webhook.

• Consultez la documentation API Daxium-Air pour comprendre la structure JSON d'une fiche.
• Consultez la documentation Make pour savoir comment accéder aux différentes propriétés et objets d'une structure de données JSON.

1. Configurer votre invitation Outlook

Ajoutez un nouveau module « Créer un événement » depuis « Microsoft 365 Calendar », après le module de variables.

• Authentifiez votre compte Microsoft. Ce compte sera considéré comme l'expéditeur des invitations.
• Saisissez les variables précédemment créées pour les champs date de début, date de fin et participants.
• Saisissez l'objet et le corps de l'e-mail.

Vous êtes désormais prêt à envoyer des invitations Outlook depuis Daxium-Air.

1. Renvoyer l'id de l'événement Outlook vers la fiche

Si vous souhaitez gérer l'annulation d'événements, vous aurez besoin de l'id de l'événement Outlook créé lors de l'envoi de l'invitation. Ci-dessous, nous expliquons comment le stocker dans un champ texte (caché) de votre fiche.

Ajoutez un nouveau module « Daxium-Air » après celui de « Microsoft 365 Calendar », puis authentifiez-vous avec votre compte administrateur Daxium-Air et les clés API générées au début de ce tutoriel.

Vous pouvez ensuite configurer votre appel API Daxium pour mettre à jour la fiche avec l'id de l'événement Outlook retourné par le module précédent.

Vous pouvez également utiliser le module Daxium « Patch Form Submissions ».