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Diffusion de fiches

Dernière mise à jour : 2 nov. 2023

La diffusion est un moyen de partager des fiches à différents groupes d’utilisateurs en se basant sur une ou plusieurs conditions.


Il faut créer les trois éléments suivants pour la mettre en place :


Création d'une condition

Il faut tout d'abord accéder à l'éditeur de formulaire :


  1. Cliquez sur la roue crantée en haut à droite de l'écran

  2. Cliquez sur Formulaires


Une fois que vous avez sélectionné le formulaire pour lequel vous souhaitez créer une liste de diffusion, cliquez sur Condition dans la barre de menu.


Une fois que vous avez cliqué sur Nouveau vous arrivez dans l'interface des Conditions ci-dessous :


Ces différents éléments sont disponibles dans cette interface :


  1. Le nom de la condition

  2. Les propriétés du formulaire avec lesquelles la condition peut interagir

  3. L'opérateur logique qui doit être sélectionné pour la propriété choisie - dans cette exemple la propriété Niveau a été choisie et nous pouvons utiliser l'Opérateur logique Non vide pour nous assurer que ce champ a été rempli.

  4. Les possibles valeurs de la propriété choisie si l'opérateur nécessite de faire un choix parmi une liste


Afin de créer une bonne condition pour une liste de diffusion de fiches on peut par exemple créer une condition qui s'assure qu'une propriété obligatoire du formulaire est remplie en utilisant l'opérateur Non vide.


Création d'un groupe d'utilisateurs

L'interface se situe dans Utilisateurs et droits sous Groupes. En cliquant sur Nouveau vous aurez accès à la fenêtre ci-dessous :



Ces différents éléments sont disponibles dans cette interface :


  1. Le nom de votre groupe d'utilisateur.

  2. La description du groupe.

  3. La liste des utilisateurs qui peuvent être ajoutés au groupe.


Une fois que vous avez sélectionné tous les utilisateurs qui doivent avoir accès aux fiches de votre diffusion, cliquez sur Enregistrer.



Création de la règle de diffusion

Il ne nous reste plus qu'a créer une règle de diffusion qui reprend les deux éléments que nous avons vu précédemment.


L'interface se situe dans Données et formulaires sous Diffusion des fiches. En cliquant sur Nouveau vous aurez accès à la fenêtre ci-dessous :



Ces différents éléments sont disponibles dans cette interface :


  1. Le nom de votre règle de diffusion.

  2. L'option d'appliquer la règle également à la plateforme Web.

  3. La liste de toutes les conditions par formulaire dans une liste déroulante.

  4. La liste des groupes utilisateurs disponibles sur votre compte.


Lorsque la règle est créée, celle-ci est automatiquement répliquée sur les Mobiles et Web (Si option 2 coché).


Dès lors, dans la vue tableau de la page Diffusion, une colonne affichera le nombre de fiches répondant à la règle.



Voici un exemple côté mobile suite à une diffusion, les fiches qui répondent à la règle remontent automatiquement sur le mobile.


























Attention :


  • La diffusion de fiches est incompatible avec l'assignation et donc avec les workflows.

  • Il n'est pas possible d'utiliser une condition sur un champ utilisateur courant pour faire une diffusion de fiche

  • il est impératif d'avoir au moins un groupe utilisateur pour une diffusion.

  • Utiliser des diffusions va rallonger considérablement la synchronisation (en fonction du nombre de fiches et surtout du volume de donnée). Un volume de donnée trop important bloquera la diffusion. La diffusion n’est pas faite pour diffuser des fichiers lourds !


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