Formulaire
- Mathilde Lamy
- 18 oct. 2023
- 13 min de lecture
Dernière mise à jour : 16 avr.
Un formulaire permet de récolter des informations dont on définit au préalable le type.
Il s'agit donc d'une structure, et une fois remplie, ce formulaire devient alors une fiche.
Pour comprendre le formulaire, l'article est décomposé de la manière suivante :
Création
Pour accéder à la page de création de formulaire, il faut tout d'abord cliquer sur l'icône ci-dessous :
Vous accédez ainsi à différents menus de paramétrage, dont le menu Données et Formulaires et le sous-menu Formulaires, présents à gauche ainsi qu'au centre de la page :
Après avoir cliqué sur "Formulaires", vous pouvez cliquer sur "Nouveau" :
La première étape est de nommer le formulaire en haut à droite. Un formulaire se compose de champs de types différents. Vous pouvez glisser le champ voulu dans le cadre dans la position que vous voulez ou appuyez sur le petit « + » lorsque vous survolez le champ avec la souris, il sera alors ajouté à la suite des autres.
Champs
Présentation
Cette catégorie permet de montrer la même information sur toutes les fiches.
Titre
Le titre est saisi dans le libellé du champ dans les options générales. Cette information est visible par l'utilisateur sur mobile comme sur web.
Texte statique
Texte enrichi : mode avancé avec certaines options de mise en forme basé sur du langage Markdown. Editer le texte : permet de saisir le texte qui sera affiché aux utilisateurs (obligatoire)
Logo
Logo de type bandeau : permet d'afficher l'image sur toute la largeur de l'écran Upload : choix de l'image qui sera affichée dans le formulaire (obligatoire) Masqué sur le formulaire web : permet de faire en sorte que l'image ne soit affichée que sur mobiles.
Données
Cette catégorie permet à l'utilisateur de saisir une information, dont on aura choisi le type.
Texte
Texte enrichi : mode avancé avec certaines options de mise en forme basé sur du langage Markdown.
Valeur par défaut : applique la valeur renseignée dans le champ.
Liste liée : permet de proposer une auto-complétion lorsque l'utilisateur tape les premiers caractères d'un élément de la liste choisie.
Scan de code barre : permet sur mobile d’utiliser l’appareil photo pour scanner un code qui sera renseigné dans le champ texte.
Scan externe : permet sur mobile de copier la donnée issue d’un scanner bluetooth.
Le textes sont limités à 5 000 caractères.
Nombre
Format : conversion de la donnée dans un format numérique.
Valeur minimale : permet de définir une valeur fixe minimale.
Valeur maximale : permet de définir une valeur fixe maximale.
Valeur par défaut : applique la valeur renseignée dans le champ
On suit la norme IEEE 754. La précision de la valeur dépend de son format. Pour un nombre entier, la valeur doit être comprise entre -9223372036854775808 et 9223372036854775807, soit entre -2^63 et (2^63)-1. Pour un nombre décimal, la valeur est tronquée aux 14 premiers chiffres significatifs.
Booléen (Vrai/Faux)
Valeur par défaut : applique la valeur renseignée dans le champ.
Date
Format : permet de définir si on utilise uniquement la date ou si on ajoute également l'heure.
Les champs dates sont enregistrés en Unix Timestamp.
Durée
Format : min:sec:micro ou min:sec
Localisation
Ce champ permet de recueillir une adresse et des coordonnées GPS (x,y format WGS84) à l'aide de GoogleMaps.
Téléphone
Valeur par défaut : Choisir le format du numéro en fonction du pays (en agissant sur le drapeau) et appliquer la valeur renseignée dans le champ
Image
Format : Choix de la résolution de redimensionnement de l’image.
Basse : 640x480
Normale : 1024x768
Haute : 2048x1536
Original : Résolution originale (définie dans les paramètres du mobile) - limitée à 20 Mo
Ce menu déroulant permet de choisir la résolution de redimensionnement d’une image prise par un appareil mobile. Il est vivement conseillé de réduire la résolution par défaut des photos de smartphones, celle-ci est très élevée et rallonge donc le temps de transfert des fiches (poids des fichiers).
Nombre maximal d’images : détermine une limite au nombre d’images pouvant être liées au champ.
Nom du fichier : permet d’inclure un nommage au fichier
Fichier
Nom du fichier : permet d’inclure un nommage au fichier
Voici la liste des formats autorisés : Image/gif, image/jpeg, image/png, image/tiff, image/x-png
Text/csv, text/plain, text/xml
Video/mpeg, video/mp4, video/x-msvideo
Application/zip, application/pdf, application/x-rar-compressed, application/x-tar, application/x-7z-compressed, application/x-zip-compressed
La taille du fichier ne doit pas dépasser 20 Mo
Signature
Nom du fichier : permet d’inclure un nommage au fichier.
Le fichier signature est limité à 20 Mo.
Liste
Liste liée : liaison du champ avec une liste.
Multiple : autorise le choix de plusieurs valeurs dans la liste.
Affichage : permet de personnaliser l'affichage des valeurs de liste.
Type d’affichage sur mobile : permet d’utiliser autre mode d’affichage d’une liste sur votre formulaire mobile.
Dépendance à une liste : cette fonction permet de lier plusieurs champs listes les uns aux autres, afin de suivre une arborescence. Ceci est uniquement disponible sur une liste à choix unique donc non multiple.
Saisie partielle : permet d'arrêter la saisie d'une liste à un certain niveau d'arborescence de la liste.
Continuer une saisie : permet de continuer la saisie partielle d'un champ liste précédent sur le formulaire
Terminer la saisie : permet de terminer la saisie d'un champ liste précédent (en allant jusqu'au bout de l'arborescence)
Dépendance à une liste : exemple de mise en place
Prenons un formulaire qui contient un champ liste (MonPremierChampListe), paramétré en Saisie partielle, de façon à afficher la valeur de profondeur 2 d'une liste (Alarmes) qui dispose de 5 niveaux de profondeur.
Continuer une saisie: Comme illustré ci dessous, il est possible d'ajouter au formulaire un second champ liste, paramétré sur Continuer une saisie, et dépendant du 1er champ liste (MonPremierChampListe), de façon à afficher un autre niveau de profondeur de l'élément de la liste Alarmes choisi dans le 1er champ liste.
Dans cet exemple, nous souhaitons afficher l'élément de profondeur niveau 4, en fonction de l'élément de niveau 2 choisi précédemment dans le 1er champ liste. Terminer la saisie: L'option Terminer la saisie permet de récupérer la valeur du dernier niveau de profondeur de la liste, toujours en fonction de l'élément choisi dans le champ liste lié (ex: MonPremierChampListe).
Dans notre exemple, c'est la valeur du niveau de profondeur 5 qui s'affichera ici, puisque la liste Alarmes dispose de 5 niveaux de profondeur.
NB - Un champ liste, paramétré en Continuer la saisie ou Terminer la saisie, ne peut être lié qu'à un champ liste paramétré en Saisie partielle. Les champs liste qui n'ont pas l'option Saisie partielle activée n'apparaissent pas dans la liste déroulante Champ liste liée d'un champ liste paramétré sur Continuer la saisie ou Terminer la saisie.
Les listes sont limitées à 100 000 éléments. Aucune limite sur le nombre d'éléments sélectionnés.
Relation
Formulaire : permet de définir avec quels types de fiches peuvent être liées à la fiche courante dans la relation.
Option de relation :
Multiple : permet de lier plusieurs fiches enfant au formulaire parent.
Création : autorise la création d’une fiche enfant.
Envoi de sous-fiches à la création : par défaut, les fiches créées au sein d'une fiche ne sont envoyées que lorsque la fiche principale est envoyée. Cette option permet d'envoyer les sous-fiches dès leur création.
Sélection : permet la sélection d'une fiche enfant
Modification : permet la modification d’une fiche enfant.
Vue tableau : ajout dans un affichage tableau les fiches enfant sur le mobile .
Vue plan : permet d’inclure une image en fond, afin de placer des pastilles qui positionneront les fiches enfants créées à partir du mobile (uniquement disponible sur Android).
Quantifiable : permet d’ajouter un compteur pour inclure une quantité sur une ou plusieurs fiches dans la relation. Cela fonctionne via des fiches déjà créées en utilisant la recherche sur mobile ou la diffusion de fiches.
Il est ensuite possible de faire une recherche par Scan (code barre ou QR code avec appareil photo ou scan externe) pour trouver rapidement une sous-fiche en se basant sur un champ.
Utilisateur
Affichage : permet de choisir d'afficher l'email de l'utilisateur ou ses nom et prénom. Multiple : permet de définir si vous souhaitez permettre la sélection multiple d'utilisateurs Limiter le choix à un groupe : Permet de restreindre la sélection des utilisateurs selon le groupe défini dans la liste déroulante.
Restitution de données
Cette catégorie permet de montrer une information qui est déduite des données saisies au préalable par l'utilisateur.
Formule
Formule : fournit un résultat en fonction de la formule Javascript renseignée. Le fonctionnement des formules est détaillé sur cette page.
Elément de relation
Si la fiche courante est liée à une autre fiche, le champ "élément de relation" permet d'afficher un élément de la fiche associée. Cette fonctionnalité n'est disponible que dans le cas d'une relation simple (et non sur une relation multiple).
Relation : liaison du champ avec un autre formulaire.
Champ lié : restitue la donnée issue du champ lié enfant sur le formulaire parent.
Elément de liste
Un élément de liste permet de récupérer un élément parent d'un champ liste renseigné au sein de la fiche courante. Le champ n’est utilisable que sur les listes non multiples.
Champ lié : liaison du champ avec une liste
Niveau : choix du niveau dans l’arborescence de la valeur à afficher.
Cas particulier: Un champ Elément de liste étant basé sur la valeur choisie dans le champ liste auquel il est lié, le champ Elément de liste ne peut récupérer qu'une valeur disponible dans ce champ lié.
Si par exemple, le champ lié est en Saisie partielle (voir ci dessous), et n'affiche que le niveau de profondeur 1, il sera impossible de récupérer dans le champ Elément de liste l'information située au niveau de profondeur 2 ou 3 ou plus de cette liste.
Indiquer un niveau de profondeur supérieur au maximum défini dans le champ liste lié ne retourne aucune information.
Champ liste (ListeAlarmes)
Champ Élément de liste:
Le « nom système » des champs est ce qui identifie le champ dans le système, il doit être unique au sein d’un formulaire et des formulaires en relation. Il est utilisé dans les rapports, les conditions et les paramètres modulables en fonction du contenu des champs (emailing par exemple).
Le « libellé » est ce que voit l'utilisateur, sur le web ou sur le mobile.
Les « permissions » sont divisées en 3 parties :
VISIBLE permet d’afficher ou non un champ dans la fiche mobile ou web mais il sera toujours visible sur la page de configuration du formulaire où nous nous trouvons
EDITABLE permet à l'utilisateur de modifier la valeur du champ
REQUIS obligera la saisie du champ dans la fiche pour l'enregistrer
Nous avons créé un formulaire avec de multiples champs. Vous trouverez des exemples ci-dessous : Titre : libellé qui sera affiché en gras et dans une police plus importante
Date permet à l'utilisateur de sélectionner une date. Il est possible de choisir le format : soit « Date uniquement » ou « Date et Heure »
Texte permet à l'utilisateur de saisir un texte Si, par exemple, vous cochez « Scan de code barre », l'utilisateur pourra cliquer une icône disponible à côté du champ texte, ce qui ouvrira son appareil photo et lui permettra ainsi de scanner un code barre. La valeur du code barre sera saisie dans le champ texte.
Liste permet de sélectionner un ou plusieurs choix au sein d’une liste déroulante
Vous pouvez sélectionner une liste existante ou en créer une nouvelle en cliquant sur le bouton « + » :
Fonctions avancées
Une fois que votre formulaire est terminé, vous pouvez l'enregistrer :
« Activer » le formulaire permettra aux utilisateurs d’obtenir la dernière version du formulaire :
Options avancées
Nom système
Pour rappel, ce nom permet de retrouver le champ dans les différentes fonctionnalités de Daxium-Air (conditions, rapport, titre personnalisé, représentation). Vous pouvez donner un nom qui soit plus parlant. Il faut également éviter de donner des noms systèmes identiques entre deux formulaires en relations. De plus, il est fortement déconseillé de modifier un nom système une fois que vous avez utilisé ce champ dans d'autres paramétrages (au risque de perdre ces paramétrages).
Activer la recherche
Cette option permet d'autoriser la recherche de fiches en se basant sur la valeur du champ.
Rendre pré-remplissable
Permet à l'utilisateur de définir une valeur par défaut pour renseigner ce champ.
Mise en page
Pour mettre en place la pagination, il suffit d'ajouter des onglets dans la conception du formulaire. Pour faire cela vous devez cliquer sur le "+" dans la barre d'onglet.
Il suffira ensuite de glisser-déposer les champs dans les onglets adéquats. Vous pouvez changer le nom d'une page en cliquant sur l'onglet correspondant.
Dans les paramètres avancés du formulaire, une option permet de définir si le "passage à la page suivante est possible sans validation des données".
Si cette option est cochée, les utilisateurs pourront librement naviguer dans le formulaire.
Sinon, il faudra impérativement que la page en cours soit valide (que les champs requis soient renseignés, que les adresses emails soient bien formatées...) afin de passer à la page suivante. La navigation se fait donc de manière linéaire. Il n'est plus possible de sauter des pages, il faut impérativement utiliser des boutons de passage à la page suivante.
A savoir
Le nom des pages est limité à 50 caractères. Ceci dit, il risque d'être raccourci s'il est trop long. Nous vous conseillons de ne pas dépasser 20 caractères.
Le nombre de pages est limité à 25 par formulaire.
Le système de pagination fonctionne sur le Web, iOS et sur l'application Android.
L'option de validation des données par page se paramètre au niveau du formulaire et non page par page (ce qui est différent par rapport à ce qui existait sur les sauts de page).
Paramètres
Un formulaire Daxium-Air peut avoir plusieurs options qui sont directement accessible dans le concepteur de formulaire. Ces dernières sont classées par section :
Informations générales
Nom du formulaire : Détermine le nom de votre formulaire.
Icône pour le Formulaire : L’icône est visible sur mobile et aussi sur la plateforme Web dans Fiches.
Cette option n’est pas obligatoire, elle est uniquement esthétique.
Une icône en format 25x25 est conseillée, toutefois Daxium-Air se chargera de la redimensionner. (Format Png Supporté).
Couleur : le choix d'une couleur n'est visible que dans des options très avancées de certaines fonctionnalités.
Description : pour décrire ce à quoi sert le formulaire
Tags : les tags ou mots clés permettent de trouver plus facilement le formulaire dans une liste.
Représentation des données
Titre personnalisé : Représentation simplifiée sur les onglets de fiches.
Utilisateur assigné à la fiche : permet de définir quel utilisateur doit agir sur la fiche. Un assigné reçoit les mises à jour de ses fiches en temps réel.
Localisation par défaut : Permet de choisir quelle valeur de localisation de la fiche sera utilisée sur la carte GoogleMaps. Il y a 3 types de position possibles. L'option permet précisément de choisir celle qui servira de référence pour l'affichage sur la carte (web ou mobile).
Position native : les coordonnées X et Y sont enregistrées automatiquement lors de la création de la fiche à partir du mobile. (c'est une valeur "système")
Champ localisation : champ adresse / coordonnées, en saisie dans le formulaire. Il peut y en avoir plusieurs. Seul l'un d'entre eux peut être sélectionné.
Champ formule typé "localisation" . Champ dont la valeur est calculée, mais dont le format renvoie une adresse / coordonnées.
Image par défaut : permet de définir quelle image servira pour représenter la fiche dans la représentation ainsi que dans la vue mosaïque.
Statut Fonctionnel : Via une Liste avec couleurs. Cela appliquera un liseré de couleur en Vue Mixe sur le Web et dans Mes fiches sur Mobile. Si un workflow est paramétré sur le formulaire, le statut fonctionnel sera obligatoirement basé sur ce workflow.
Paramètres avancés
Formulaire de premier niveau : Permet de masquer ou d’afficher un formulaire sur le mobile. Cette fonction implique donc de renseigner un formulaire via un champ relation présent dans un autre formulaire mais de premier niveau.
Restreindre l’accès au formulaire :
Bloque l’accès au formulaire à l’ensemble des utilisateurs. Pour gérer les accès il faudra effectuer les autorisations via un groupe et lui affecter des utilisateurs.
Les utilisateurs Admin ne sont pas affectés par les restrictions : ils voient tous les formulaires.
Il est possible qu'un utilisateur puisse créer une fiche dans un formulaire mais n'ait pas les droits pour un formulaire en relation. L'utilisateur ne verra alors pas la relation en question.
Duplication de fiches : permet de restreindre les champs qui seront copiés lorsqu'une fiche est dupliquée.
Modèle de tâche : Définit le formulaire suivant en tant que modèle pour l’utilisation des tâches. De nouveaux paramètres sont disponibles lors de l’activation :
Date de début : permet de définir quel champ du formulaire détermine la date de début de la tâche. Il doit s'agit d'un champ date avec heure.
Date de fin : permet de définir quel champ du formulaire détermine la date de fin. Il doit s'agit d'un champ date avec heure.
Délai de retard : permet de définir à partir de combien de temps on considère qu'une tâche a été réalisée en retard.
Champs accessibles en création : permet de prédéfinir certains champs qui doivent être renseignés lors de la création de la tâche sur le Back Office.
Dernière version active : permet d'annuler les derniers changements et de revenir à la dernière version active du formulaire.
Export / Import
Dans Daxium-Air il est possible de réaliser des exports et des imports de formulaires. Cela permet de dupliquer des formulaires déjà existants dans votre vertical métier.
Pour exporter, il faut se positionner sur le formulaire à exporter. Dans les paramètres (menu latéral droit), tout en bas de la liste d'options, vous trouverez le menu "Actions avancées" :
Un fichier JSON est automatiquement téléchargé.
Pour importer un formulaire, il faut se rendre dans Paramètres puis Formulaires. En haut à droite
se positionner sur la liste de tous les formulaires du verticale métier.
Cliquez sur le menu "Import" la fenêtre d'import du formulaire au format JSON s'affiche :
Après avoir sélectionné le fichier JSON et cliqué sur "Lancer l'import" en haut à droite, si le formulaire est déjà existant dans le vertical métier, une page s'affichera pour modifier le nom du formulaire. Si des listes sont disponibles dans le formulaire importé, il faudra faire le choix de reprendre les listes existantes ou d'en créer de nouvelles.
Utiliser la liste existante : Revient à ne réaliser aucune modification de la liste et à utiliser une liste déjà utilisée par un autre formulaire.
Renommer la liste : Revient à créer une nouvelle liste vierge qui faudra compléter par la suite.
Après avoir réalisé les modifications adéquates, vous pouvez lancer l'import par le bouton situé en haut à droite de l'écran.
Lorsque l'export est finalisé, le nouveau formulaire s'affiche. Attention celui n'est pas dans une version Active. Nous vous conseillons, avant d’activer le formulaire, de modifier les listes, dans le cas où une liste a été renommée.
Après avoir modifié les listes, vous pouvez activer le formulaire. Le bouton d'activation se situe en haut à droite.
Lors d'un import d'un formulaire, les éléments suivants ne sont pas récupérables, il faut les modifier avant de pouvoir activer le nouveau formulaire :
Listes dans les conditions que ce soit une nouvelle liste ou une liste déjà existante
Rapports
Automatismes
Diffusions de fiches
Limitation des champs utilisateurs à des groupes
NB Si on exporte un formulaire pour lequel (au moins) un champ est associé à une liste contenant plus de 500 entrées, cette liste ne sera pas exportée dans le fichier json généré. Contactez le support pour une solution de contournement.
