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Formulaire

Dernière mise à jour : 18 avr.

Un formulaire permet de récolter des informations dont on définit au préalable le type.

Il s'agit donc d'une structure, et une fois remplie, ce formulaire devient alors une fiche.

Pour comprendre le formulaire, l'article est décomposé de la manière suivante :


Création

Pour accéder à la page de création de formulaire, il faut tout d'abord cliquer sur l'icône ci-dessous :

Vous accédez ainsi à différents menus de paramétrage, dont le menu Données et Formulaires et le sous-menu Formulaires, présents à gauche ainsi qu'au centre de la page :

Après avoir cliqué sur "Formulaires", vous pouvez cliquer sur "Nouveau" :

La première étape est de nommer le formulaire en haut à droite. Un formulaire se compose de champs de types différents. Vous pouvez glisser le champ voulu dans le cadre dans la position que vous voulez ou appuyez sur le petit « + » lorsque vous survolez le champ avec la souris, il sera alors ajouté à la suite des autres.



Champs

Présentation

Cette catégorie permet de montrer la même information sur toutes les fiches.

Titre

Le titre est saisi dans le libellé du champ dans les options générales. Cette information est visible par l'utilisateur sur mobile comme sur web.

Texte statique

Logo


Données

Cette catégorie permet à l'utilisateur de saisir une information, dont on aura choisi le type.


Texte

  • Texte enrichi : mode avancé avec certaines options de mise en forme basé sur du langage Markdown.

  • Valeur par défaut : applique la valeur renseignée dans le champ.

  • Liste liée : permet de proposer une auto-complétion lorsque l'utilisateur tape les premiers caractères d'un élément de la liste choisie.

  • Scan de code barre : permet sur mobile d’utiliser l’appareil photo pour scanner un code qui sera renseigné dans le champ texte.

  • Scan externe : permet sur mobile de copier la donnée issue d’un scanner bluetooth.

  • Le textes sont limités à 5 000 caractères.

Nombre

Booléen (Vrai/Faux)

Date

Durée

Localisation

Email

Téléphone

Image

Fichier

Signature

Liste

Relation

Utilisateur


Restitution de données

Cette catégorie permet de montrer une information qui est déduite des données saisies au préalable par l'utilisateur.

Formule

Formule : fournit un résultat en fonction de la formule Javascript renseignée. Le fonctionnement des formules est détaillé sur cette page.

Elément de relation

Elément de liste


Le « nom système » des champs est ce qui identifie le champ dans le système, il doit être unique au sein d’un formulaire et des formulaires en relation. Il est utilisé dans les rapports, les conditions et les paramètres modulables en fonction du contenu des champs (emailing par exemple).


Le « libellé » est ce que voit l'utilisateur, sur le web ou sur le mobile.

Les « permissions » sont divisées en 3 parties :

  • VISIBLE permet d’afficher ou non un champ dans la fiche mobile ou web mais il sera toujours visible sur la page de configuration du formulaire où nous nous trouvons

  • EDITABLE permet à l'utilisateur de modifier la valeur du champ

  • REQUIS obligera la saisie du champ dans la fiche pour l'enregistrer


Nous avons créé un formulaire avec de multiples champs. Vous trouverez des exemples ci-dessous : Titre : libellé qui sera affiché en gras et dans une police plus importante

Date permet à l'utilisateur de sélectionner une date. Il est possible de choisir le format : soit « Date uniquement » ou « Date et Heure »

Texte permet à l'utilisateur de saisir un texte Si, par exemple, vous cochez « Scan de code barre », l'utilisateur pourra cliquer une icône disponible à côté du champ texte, ce qui ouvrira son appareil photo et lui permettra ainsi de scanner un code barre. La valeur du code barre sera saisie dans le champ texte.

Liste permet de sélectionner un ou plusieurs choix au sein d’une liste déroulante

Vous pouvez sélectionner une liste existante ou en créer une nouvelle en cliquant sur le bouton « + » :



Fonctions avancées

Une fois que votre formulaire est terminé, vous pouvez l'enregistrer :

« Activer » le formulaire permettra aux utilisateurs d’obtenir la dernière version du formulaire :



Options avancées

Nom système

Pour rappel, ce nom permet de retrouver le champ dans les différentes fonctionnalités de Daxium-Air (conditions, rapport, titre personnalisé, représentation). Vous pouvez donner un nom qui soit plus parlant. Il faut également éviter de donner des noms systèmes identiques entre deux formulaires en relations. De plus, il est fortement déconseillé de modifier un nom système une fois que vous avez utilisé ce champ dans d'autres paramétrages (au risque de perdre ces paramétrages).

Activer la recherche

Rendre pré-remplissable


Mise en page

Pour mettre en place la pagination, il suffit d'ajouter des onglets dans la conception du formulaire. Pour faire cela vous devez cliquer sur le "+" dans la barre d'onglet.


Il suffira ensuite de glisser-déposer les champs dans les onglets adéquats. Vous pouvez changer le nom d'une page en cliquant sur l'onglet correspondant.


Dans les paramètres avancés du formulaire, une option permet de définir si le "passage à la page suivante est possible dans validation des données".


Si cette option est cochée, les utilisateurs pourront librement naviguer dans le formulaire.

Sinon, il faudra impérativement que la page en cours soit valide (que les champs requis soient renseignés, que les adresses emails soient bien formatées...) afin de passer à la page suivante. La navigation se fait donc de manière linéaire. Il n'est plus possible de sauter des pages, il faut impérativement utiliser des boutons de passage à la page suivante.


A savoir

  • Le nom des pages est limité à 50 caractères. Ceci dit, il risque d'être raccourci s'il est trop long. Nous vous conseillons de ne pas dépasser 20 caractères.

  • Le nombre de page est limité à 25 par formulaire.

  • Le système de pagination fonctionne sur le Web, iOS et sur l'application Android.

  • L'option de validation des données par page se paramètre au niveau du formulaire et non page par page (ce qui est différent par rapport à ce qui existait sur les sauts de page).



Paramètres

Un formulaire Daxium-Air peut avoir plusieurs options qui sont directement accessible dans le concepteur de formulaire. Ces dernières sont classées par section :

  • Informations générales

    • Nom du formulaire : Détermine le nom de votre formulaire.

    • Icône pour le Formulaire : L’icône est visible sur mobile et aussi sur la plateforme Web dans Fiches.

      • Cette option n’est pas obligatoire, elle est uniquement esthétique.

      • Une icône en format 25x25 est conseillée, toutefois Daxium-Air se chargera de la redimensionner. (Format Png Supporté).

  • Couleur : le choix d'une couleur n'est visible que dans des options très avancées de certaines fonctionnalités.

  • Description : pour décrire ce à quoi sert le formulaire

  • Tags : les tags ou mots clés permettent de trouver plus facilement le formulaire dans une liste.


  • Représentation des données

    • Titre personnalisé : Représentation simplifiée sur les onglets de fiches.

    • Utilisateur assigné à la fiche : permet de définir quel utilisateur doit agir sur la fiche. Un assigné reçoit les mises à jour de ses fiches en temps réel.

    • Localisation par défaut : Permet de choisir quelle sera la position native de chaque création de fiche sur mobile.

      • Position native : les coordonnées X et Y sont enregistrées automatiquement lors de la création de la fiche à partir du mobile.

      • Autre champ : il fait référence aux champs de type Localisation présent dans votre formulaire pour y lier la position qui sera saisie.


  • Image par défaut : permet de définir quelle image servira pour représenter la fiche dans la représentation ainsi que dans la vue mosaïque.

  • Statut Fonctionnel : Via une Liste avec couleurs. Cela appliquera un liseré de couleur en Vue Mixe sur le Web et dans Mes fiches sur Mobile. Si un workflow est paramétré sur le formulaire, le statut fonctionnel sera obligatoirement basé sur ce workflow.


  • Paramètres avancés

    • Formulaire de premier niveau : Permet de masquer ou d’afficher un formulaire sur le mobile. Cette fonction implique donc de renseigner un formulaire via un champ relation présent dans un autre formulaire mais de premier niveau.

    • Restreindre l’accès au formulaire :

      • Bloque l’accès au formulaire à l’ensemble des utilisateurs. Pour gérer les accès il faudra effectuer les autorisations via un groupe et lui affecter des utilisateurs.

      • Les utilisateurs Admin ne sont pas affectés par les restrictions : ils voient tous les formulaires.

      • Il est possible qu'un utilisateur puisse créer une fiche dans un formulaire mais n'ait pas les droits pour un formulaire en relation. L'utilisateur ne verra alors pas la relation en question.


  • Duplication de fiches : permet de restreindre les champs qui seront copiés lorsqu'une fiche est dupliquée.

  • Modèle de tâche : Définit le formulaire suivant en tant que modèle pour l’utilisation des tâches. De nouveaux paramètres sont disponibles lors de l’activation :

    • Date de début : permet de définir quel champ du formulaire détermine la date de début de la tâche. Il doit s'agit d'un champ date avec heure.

    • Date de fin : permet de définir quel champ du formulaire détermine la date de fin. Il doit s'agit d'un champ date avec heure.

    • Délai de retard : permet de définir à partir de combien de temps on considère qu'une tâche a été réalisée en retard.

    • Champs accessibles en création : permet de prédéfinir certains champs qui doivent être renseignés lors de la création de la tâche sur le Back Office.


  • Dernière version active : permet d'annuler les derniers changements et de revenir à la dernière version active du formulaire.



Export / Import

Dans Daxium-Air il est possible de réaliser des exports et des imports de formulaires. Cela permet de dupliquer des formulaires déjà existants dans votre vertical métier.


Pour exporter, il faut se positionner sur le formulaire à exporter. Dans les paramètres (menu latéral droit), tout en bas de la liste d'options, vous trouverez le menu "Actions avancées" :


Un fichier JSON est automatiquement téléchargé.


Pour importer un formulaire, il faut se rendre dans Paramètres puis Formulaires. En haut à droite

se positionner sur la liste de tous les formulaires du verticale métier.


Cliquez sur le menu "Import" la fenêtre d'import du formulaire au format JSON s'affiche :



Après avoir sélectionné le fichier JSON et cliqué sur "Lancer l'import" en haut à droite, si le formulaire est déjà existant dans le vertical métier, une page s'affichera pour modifier le nom du formulaire. Si des listes sont disponibles dans le formulaire importé, il faudra faire le choix de reprendre les listes existantes ou d'en créer de nouvelles.


  • Utiliser la liste existante : Revient à ne réaliser aucune modification de la liste et à utiliser une liste déjà utilisée par un autre formulaire.

  • Renommer la liste : Revient à créer une nouvelle liste vierge qui faudra compléter par la suite.


Après avoir réalisé les modifications adéquates, vous pouvez lancer l'import par le bouton situé en haut à droite de l'écran.


Lorsque l'export est finalisé, le nouveau formulaire s'affiche. Attention celui n'est pas dans une version Active. Nous vous conseillons, avant d’activer le formulaire, de modifier les listes, dans le cas où une liste a été renommée.


Après avoir modifié les listes, vous pouvez activer le formulaire. Le bouton d'activation se situe en haut à droite.


Lors d'un import d'un formulaire, les éléments suivants ne sont pas récupérables, il faut les modifier avant de pouvoir activer le nouveau formulaire :

  • Listes dans les conditions que ce soit une nouvelle liste ou une liste déjà existante

  • Rapports

  • Automatismes

  • Diffusions de fiches

  • Limitation des champs utilisateurs à des groupes

NB Si on exporte un formulaire pour lequel (au moins) un champ est associé à une liste contenant plus de 500 entrées, cette liste ne sera pas exportée dans le fichier json généré. Contactez le support pour une solution de contournement.


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