Une liste permet de stocker des informations, comme une base de données, jusqu'à 100 000 éléments.
Création
Pour créer une liste, il faut se rendre dans le menu Paramètres, puis Listes et ensuite + Nouveau :
En premier, il faut renseigner le Nom de la liste :
Dès lors, la liste vient d’être créée, cependant elle ne contient aucune donnée.
Modification
La partie à gauche de la page web liste les éléments et la partie de droite permet de modifier ces éléments.
Ajouter un élément : Création d’un niveau de liste dans l’élément sélectionné.
Enregistrer: Sauvegarde de la donnée saisie.
Supprimer : Suppression de la donnée de la liste.
Annuler : Annule la dernière modification de la donnée.
Il est possible de faire glisser des éléments dans la liste pour modifier leur position ou leur niveau.
Import par fichier CSV
Pour importer plusieurs valeurs de listes efficacement, il est recommandé de passer par un fichier CSV au format UTF-8. Le fichier doit être correctement formaté pour éviter toutes erreurs de syntaxes lors de son utilisation dans les fiches.
Exemple de liste simple contenant des statuts :
Exemple de liste avec arborescence :
Dans le cas suivant toutes mes valeurs enfant Boulon seront uniquement disponible via le parent Petit outillage. L’usage des ## correspond à l’external id, cette valeur n’est exploitable que via le publipostage. Pour rappel, un external id ne doit pas contenir dans sa valeur de caractère spécial (exemple : l'underscore "_").
Personnalisation
Valeur : Renseignez le libellé
Identifiant externe : Permet d’attribuer une valeur masqué, récupérable uniquement via le publipostage, l'export et les formules. Il doit être unique.
Couleur du statut fonctionnel : Permet d’attribuer une couleur à votre valeur de liste.
URL : Permet de renseigner une adresse web sous la forme d’un hyperlien.
Image : Inclus une image avec le format 25x25 pixel. Les extensions acceptées sont .jpeg et .png
Autorisation d'accès
Selon certains cas il est intéressant de pouvoir appliquer une gestion de droit fin concernant des éléments de listes. Voici le cas suivant, nous souhaitons pouvoir faire à partir d’une liste unique des accès spécifiques selon un secteur définie et ensuite l’affecté au groupe en charge de la zone. Prenons l’exemple suivant :
Nom de l’autorisation d’accès : Nommage d’une autorisation.
Éléments de la liste : Sélection des éléments de la liste qui seront accessibles.
Utilisateurs : Attribution de l’autorisation d’accès uniquement à un utilisateur.
Groupes Utilisateurs : Attribution de l’autorisation d’accès à un groupe d’utilisateur.
Dans l’exemple ci-dessous, mon accès Secteur Nord autorise uniquement les 17 éléments de liste contenue dans Nord qui eux sont liés à un groupe d’utilisateurs qui est Equipe Nord.
A noter : Dans la recherche de sous-fiches dans une fiche parent, les LAS (List Access Set) ne s’appliquent pas dans les critères de filtre. Il est possible pour un utilisateur qui n’a pas accès à la valeur X d’une liste, de rechercher les sous-fiches qui contiennent la valeur X dans le champ liste en question.
Cas particuliers
Lorsqu'un élément de liste est coché pour devenir accessible à un ensemble d'utilisateur, ces derniers auront également accès à l'ensemble des parents et des enfants de cet élément.
Dès lors qu'une liste possède des autorisations d'accès, si un utilisateur ne figure dans aucune autorisation d’accès (soit explicitement soit par ses groupes), il n'aura alors accès à aucun élément de la liste.
Si un utilisateur figure dans plusieurs autorisations d’accès, ses droits se cumuleront.
Si un utilisateur peut voir une fiche dont une liste est renseignée avec une option qui ne rentre pas dans ses autorisations d’accès :
Si l'option Accès en lecture à l'ensemble des éléments est active :
Il pourra voir l'élément.
Il pourra modifier la valeur de cette liste vers une des valeurs pour lesquelles il possède une autorisation d’accès.
S’il ne possède aucune autorisation d’accès, il pourra toutefois enlever l’option sélectionnée.
Si l'option Accès en lecture à l'ensemble des éléments est inactive :
Le choix dans la liste sera masqué
Il pourra modifier la valeur de cette liste vers une des valeurs pour lesquelles il possède une autorisation d’accès.
S’il ne possède aucune autorisation d’accès, il pourra toutefois enlever l’option sélectionnée.
L'option Accès en lecture à l'ensemble des éléments se paramètre dans le listing des autorisations d'accès de la liste dans le menu "Options".
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