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Utilisateur

Dernière mise à jour : 14 févr.

L'article comporte les parties suivantes :


Utilisateurs

Vous pouvez accéder au menu utilisateur en cliquant sur « Utilisateurs » sur la barre de menu à gauche. Vous accéderez à la liste des utilisateurs sur votre compte, ainsi qu’à leurs informations.

Pour créer un utilisateur, cliquez sur le bouton « Nouveau » en haut à droite. Pour modifier un utilisateur, cliquez sur la ligne de celui qui vous intéresse. Vous arriverez alors sur un écran de ce type :

Le prénom et le nom permettent d’identifier l’utilisateur, cependant, la connexion le système utilise l’email et le mot de passe (que l’administrateur peut modifier à tout moment à cet endroit).

Comme vous pouvez le voir, le mot de passe n’est pas affiché et ne pourra pas être récupéré sans le changer. Modifier la langue de l’utilisateur changera la langue de l’interface web lors de sa prochaine utilisation. Sachant que la langue sur mobile est dépendante de celle utilisée par le système d’exploitation. Décocher la case « Actif » empêchera l’utilisateur de se connecter. Vous pouvez gérer la flotte de vos utilisateurs grâce à cette fonctionnalité si besoin. Les groupes système « Administrateur », « Utilisateur Mobile » et « Utilisateur Web » permettent d’attribuer des packs de droits à l’utilisateur.


  • Administrateur : dispose d’un large panel de droits d’utilisation, de configuration et accès sur le compte WEB.

  • Utilisateur Web lecteur : droits restreints d’utilisation web par rapport à l’administrateur. Permet une gestion et une visualisation simple de l’environnement web.

  • Utilisateur Web contributeur : droits d’utilisation web. Permet de lire, éditer, de créer et de supprimer des fiches (données) mais ne permet aucun paramétrage de la solution.

  • Utilisateur Mobile : autorise l’authentification à l’application mobile via les identifiants mail et mot de passe de l’utilisateur.


Note : Un utilisateur peut être à la fois web et mobile, il suffit de cocher les 2 valeurs.

Toutefois il n’est pas utile pour un administrateur d’avoir le droit Utilisateur Web.

S’affichent dans « Vos groupes » tous ceux que vous avez vous-même définis.

Vous pouvez en attribuer un ou plusieurs par utilisateur. Cela permettra de les repérer facilement et de leur donner des droits selon leur(s) groupe(s).

Pensez à enregistrer vos changements avant de quitter la page web.


Groupes

Vous pouvez accéder à la gestion des groupes dans le menu à gauche en cliquant sur « Paramètre » et « Groupes ». Pour modifier un groupe, cliquez sur la ligne de celui qui vous intéresse. Si vous voulez en créer un nouveau, cliquez sur « Nouveau » en haut à droite de la page.


Les éléments à remplir obligatoirement sont le nom du groupe et sa description. Vous pouvez choisir parmi les utilisateurs déjà créés quels sont ceux (ou celui) qui fera/feront partie de ce groupe. Dans les paramètres du formulaire, il est possible de cocher la case « Restreindre l’accès au formulaire ». Si vous avez fait ça dans un ou plusieurs formulaires, vous pourrez autoriser ou non l’accès au formulaire à ce groupe dans la partie en haut à droite.

Vous verrez tous les autres formulaires accessibles à tous les utilisateurs en bas à droite.



Autorisation d'accès

Il est possible de limiter les groupes auxquels un utilisateur a accès. Cette restriction se paramètre dans chaque groupe.

Si un utilisateur n'a pas accès à un groupe :

  • Il ne peut pas voir les utilisateurs de ce groupe

  • Il ne peut pas voir les fiches créées par les utilisateurs de ce groupe

  • Il ne peut pas voir les tâches affectées aux utilisateurs de ce groupe

  • Il ne peut pas voir les tâches reliées à des fiches dont l'utilisateur fait partie de ce groupe

Si un utilisateur ne fait partie d'aucun groupe avec des restrictions d'accès aux groupes, il a accès à tous les groupes.


Si un utilisateur fait partie de plusieurs groupes dont au moins un avec des restrictions d'accès, les droits se cumulent.

Mais l'utilisateur n'aura pas accès à tous les groupes même si un des ses groupes n'a pas de restriction d'accès.

Exemple :

On sélectionne un utilisateur A qui est soumis à une autorisation d’accès de groupe sur un champ utilisateur. On assigne une fiche à un utilisateur B.

Si l’utilisateur B n’a pas d’autorisation d’accès à l’utilisateur A, même s’il n’a pas accès à ce champ (par permission) cela bloquera l’accès à la fiche pour l’utilisateur B.


Cas particuliers

1) Il n'est pas autorisé de faire en sorte qu'un utilisateur n'ait pas accès à lui-même.

Si le paramétrage est réalisé de la sorte, il ne pourra pas se connecter.

2) Il vaut mieux éviter de retirer les droits d'accès d'un groupe à lui-même. Si vous le faites :

  • Les droits sur les formulaires autorisés par ce groupe ne s'appliquent pas sur mobile (mais ils s'appliquent sur le web)

  • Les permissions (créations de tâches, gestion des utilisateurs...) du groupe s'appliquent bien à l'utilisateur

3) Si un administrateur du compte possède une restriction de groupe, il ne voit qu'une partie des groupes (voire même tous les groupes si les restrictions le permettent). S'il crée un nouveau groupe, ce dernier ne figure pas dans sa liste autorisée. Donc, il ne le voit pas. Donc il ne peut pas se donner les droits d'accès pour le voir.


Permissions des groupes

Pour gérer les permissions de chaque groupe, cliquez sur « Paramètre » puis sur « Permissions des groupes » dans le menu à gauche.



Vous pouvez cocher les cases dans la colonne du groupe qui vous intéresse pour lui affecter des permission supplémentaires qui ne seront pas déjà comprises avec le groupe système affecté à cet utilisateur. Les permissions du groupe système et les permissions du groupe que vous avez créé vont donc s'additionner.

Pensez à enregistrer vos changements avant de quitter la page web.



Import d'utilisateurs

Dans le cas d’ajout d’une grande quantités d’utilisateurs, il est conseillé d’utiliser la fonction Import. Un fichier modèle vous sera proposé après avoir cliqué sur Import.


Une fois votre fichier CSV correctement configuré, appuyer sur Choisir puis Envoyer un fichier.

Un récapitulatif sera affiché après chargement, confirmant que l’import s’est correctement déroulé dans sa totalité. Attention : Comme la plupart des fichiers d'import CSV, le format attendu est "Case sensitive" (sensible à la casse). Il faut indiquer la langue en minuscule comme "fr" et non "FR", par exemple. Un exemple de fichier d'import est fourni ci-dessous :

Modèle-Exemple-Importation-Utilisateurs
.csv
Download CSV • 468B


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