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Workflow

Dernière mise à jour : 20 mai

L'article se décompose selon les différentes parties ci-dessous :


Fonctionnement

Un workflow permet de définir le cycle de vie des fiches d'un formulaire. Cette fonctionnalité permet à une équipe de se succéder sur un même travail à différentes phases.


Exemple :


L'idée est que les fiches créées seront dans l'état "En cours de création". A la place du bouton d'enregistrement, il y aura deux boutons qui permettront soit de rester sur l'état en cours (flèche "Enregistrer") ou de passer à l'état "A traiter" (flèche "Planifier").

L'état d'une fiche est déductible par sa couleur dans les vues listes ainsi que par un petit encart dans la fiche.


Quand une fiche arrive sur un état final (ici "Abandonné" ou "Réalisé"), elle est dans un état archivé.

Il n'est plus possible de la modifier (sauf en mode édition administrateur).

Les boutons de transition entre états sont paramétrables d'une part pour l'aspect visuel (icône, libellé, couleur) mais on peut également les soumettre à condition ce qui permet de définir qui à le droit de travailler sur une fiche sur cet état et quand le bouton est disponible.



Mise en place

Dans le concepteur de formulaire (ou formbuilder), il y a une option dans la barre d'outils en haut à droite :


Dans ce menu, il est possible de choisir parmi un ensemble de workflows prédéfinis.

Lorsque vous sélectionnez un workflow, une représentation graphique vous est proposée.


Ensuite, pour l'ensemble des transitions existantes vous pouvez décider :

  • du libellé

  • de la couleur

  • de l'icône

  • et d'une condition d'affichage du bouton


Si la condition n'est pas vérifiée, le bouton n'apparaît pas. En utilisant des conditions sur l'utilisateur courant, il est donc possible de choisir qui a le droit de passer une fiche d'un état à un autre.


En outre, il est également possible de créer des conditions qui s'appuient sur l'état de la fiche.

Cela peut permettre de rendre certains champs actifs qu'à partir du moment où la fiche arrive dans le bon état.



Fonctions avancées

Les utilisateurs dotés d'une licence administrateur ont la possibilité d'enregistrer directement une fiche sans passer par une transition du workflow en mode édition.

De même, un administrateur peut modifier (en masse) l'état des fiches sans passer par les transitions.

Pour cela, il faut sélectionner les fiches dans la vue tableau, puis Actions > Modifier en masse.


Après avoir sélectionné le bouton "Modifier en masse", une nouvelle fenêtre permettant le choisir le champ à modifier s'affiche. Cliquez sur le bouton "Champ à modifier" puis dans la liste sélectionnez "Workflow state" :


Il reste à choisir l'étape de workflow à appliquer sur les fiches sélectionnées :



Assignation

Pour cela, nous allons ajouter un champ utilisateur (ne pas activer l'option "multiple") et dans l'onglet workflow, nous allons mettre en place l'assignation en sélectionnant le champ utilisateur.



Pour que les utilisateurs puissent accéder aux fiches qui leur sont assignées sur mobile, il faut ajouter un bouton avec les valeurs suivantes :

  • Action : Mes fiches

  • Option choisie : Nom du formulaire avec workflow et assignation

  • Filtres : Fiches assignées à l'utilisateur

Tant que les fiches sont assignées à l'utilisateur, il recevra toutes les mises à jour en temps réel sur son mobile.


Veuillez noter que l'assignation n'est disponible que pour les formulaires de premier niveau



Limitation
  • Un seul utilisateur ne peut pas être assigné à plus de 1 000 fiches.

  • Un formulaire utilisant les assignations ne peut pas utiliser la diffusion, le contexte ou les tâches.

  • Il n'est pas possible d'assigner une fiche à plusieurs utilisateurs.



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